E-Fatura geçiş süreci sanılanın aksine son derece hızlı ve kolay bir süreçtir. E-Fatura programları sayesinde başvuru sürecinin ardından faturalarınızı pratik bir şekilde düzenlemeye başlayabilirsiniz.
E-Dönüşüm süreciyle birlikte matbuu faturalar yerini dijital ortamda hazırlanan E-Faturalara bırakıyor. E-Fatura alışıldık basılı faturalardan çok da farklı olmayan ancak tamamen dijital olarak hazırlanıp kullanılan belgelerdir. Birçok işletmenin zorunlu olarak gerçekleştirdiği e-Dönüşüm süreci aslında işletmeler için birçok avantajı da beraberinde getirir. E-Fatura ile geçmişte hem maliyetli hem de oldukça zaman alıcı bir iş olan basılı fatura düzenleme süreci tamamen dijital ortamda gerçekleşir hale geldi. E-Fatura oluşturmayı çok daha kolay ve hızlı bir sürece dönüştüren ise E-Fatura programlarıdır. İşletmenizde E-Fatura programı kullanarak elektronik ortamda fatura düzenleme, karşı tarafa iletme, arşivleme süreçlerinin hatasız ve otomatize edilmiş bir şekilde gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz. Gelin, verimliliğinizi artıracak E-Fatura programlarına yakından bakalım.
E-Fatura Düzenleme Yöntemleri Nelerdir?
Yasal düzenlemeler ile birçok işletme için E-Fatura sisteminin kullanılması zorunlu hale getirildi. Ancak birçok işletme sahibi için nasıl E-Fatura düzenlenebileceği cevaplanması gereken soruların başında yer alır. E-Fatura sistemine geçmek ve fatura kesmeye başlamak sanılanın aksine oldukça hızlı ve basit bir süreçtir. E-Fatura düzenlemek için kullanılabilecek üç farklı yöntem mevcuttur. Söz konusu bu yöntemler şu şekildedir:
GİB Portal Üzerinden Fatura Düzenleme
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan GİB Portal uygulaması, E-Fatura düzenlemek için kullanabileceğiniz seçeneklerden ilkidir. Ücretsiz olarak sunulan bu seçenek az sayıda E-Fatura düzenleyen işletmeler için uygun bir çözüm olarak tercih edilebilir. Ancak kullanabileceğiniz diğer E-Fatura programlarına kıyasla faturaları elle düzenlemenizi gerektiren temel fonksiyonlara sahip bir araçtır.
Entegrasyon Yöntemi İle Fatura Düzenleme
Özellikle büyük ölçekli şirketler iş süreçlerini yönetmek için kendi bünyelerinde geliştirdikleri özel yazılım çözümlerini kullanmayı tercih eder. Entegrasyon yöntemi tercih edilerek şirket bünyesinde geliştirilen yazılımlar aracılığıyla E-Fatura düzenlenmesi mümkündür. GİB’den izin alınmasını gerektiren özel yazılımların geliştirilmesi ve kesintisiz bir şekilde çalışmasını sağlamak oldukça yüksek maliyetli bir iş haline gelebilir.
Özel Entegrasyon İle Fatura Düzenleme
Özel entegrasyon yöntemi ise piyasada bulunan E-Fatura programlarından birini seçerek fatura düzenlemeyi ifade eder. E-Fatura programları kullanıcılarına aylık olarak belirli sayıda fatura düzenleme imkanı tanır. Ancak ihtiyaç anında bu sayı kolaylıkla artırılabilir. Özel entegrasyon yöntemi, özellikle aylık düzenlenen E-Fatura sayısı sürekli olarak değişiklik gösteren küçük, orta ve büyük ölçekli şirketler için en ideal seçenektir. Aynı zamanda E-Fatura programları farklı formattaki faturaların GİB uyumlu hale getirilmesini sağlama gibi işletmelerin muhasebe süreçlerini kolaylaştıracak birçok özelliği de kullanıcılarına sunar.
Neden E-Fatura Programı Kullanmalısınız?
Dijitalleşme sürecinin bir parçası olarak E-Fatura sistemine geçiş kimi işletmeler için zorunlu tutulurken kimi işletmeler ise iş süreçlerini daha verimli hale getirmek için kendi istekleri doğrultusunda E-Fatura sistemini kullanmayı tercih eder. E-Fatura kullanımının getirdiği pek çok avantaj bulunsa da E-Fatura programları ile bu sistemi tam olarak verimli hale getirebilirsiniz. Örneğin, kullandığınız diğer yazılımlar ile entegre çalışan E-Fatura programları sayesinde fatura düzenleme işleminin satış sonrasında otomatik olarak gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz.
Elektronik ortamda fatura düzenleme sürecini belirli kurallar çerçevesinde yürütmeniz gerekir. Düzenlenen faturaların UBL-TR formatında olması, düzenli aralıklarla GİB sistemine yüklenmesi ve E-Faturaların belirli bir süre saklanması gibi işlemler, işletmelere düşen sorumluluklar arasında yer alır. Üstelik hatalı ve zamanında kesilmeyen faturalar ileride mali hesaplamalarda sorun yaşamanıza hatta çeşitli cezalar ile karşılaşmanıza neden olabilir.
E-Fatura programı kullanarak karşılaşabileceğiniz olası tüm sorunları minimize ederken fatura düzenleme ve saklama süreçlerini çok daha verimli hale getirebilirsiniz. Üstelik fatura düzenleme sisteminin çalışması ve değişen yasal düzenlemelere uyumluluğun sağlanması da tamamen hizmet aldığınız firmanın sorumluluğundadır.
Orka E-Fatura Programının Avantajları Nelerdir?
İşletmenizde E-Fatura sistemine geçişle birlikte fatura düzenleme sürecini E-Fatura programı üzerinden yöneterek elde edeceğiniz birçok avantaj bulunur. Orka E-Fatura programını kullanarak kazanacağınız avantajlar ise şunlardır:
● Orka ile entegratör yöntemini tercih ederek E-Fatura aktivasyon sürecini hızlı ve zahmetsiz bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
● Orka E-Fatura’nın entegrasyon özellikleri sayesinde muhasebe ve diğer sistemleriniz ile uyumlu bir şekilde çalışır. İşletmenize kesilen faturaları doğrudan muhasebe ve stok bilgilerinin otomatik olarak güncellenmesini sağlayabilirsiniz.
● E-Fatura düzenleme sırasında müşterileri ve tedarikçilerinizin cari bilgilerine hızlı bir şekilde erişebilirsiniz.
● İşletmenize kesilen faturaların farklı yazılımlarla veya formatta hazırlanmış olması fark etmeksizin kendi sisteminize tanıtabilirsiniz.
● E-Faturalarınızı işletmenizin marka kimliğini ortaya koyacak şekilde tasarlayabilirsiniz.
● Düzenlenen faturaların arşivlenmesini kolaylaştırır. Gerektiğinde geçmiş tarihli faturaları görüntüleyebilirsiniz.
Siz de işletmenizde Orka E-Fatura programı ile tüm fatura süreçlerinizi hızlandırabilir ve yasal uyumluluk elde edebilirsiniz.
